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Evernote para pymes, un gran aliado

Hace un par de semanas que está disponible en español Evernote Business, la versión profesional de una de las herramientas más potentes y utilizadas del momento. Unos 45 millones de personas –un millón en España- utilizan ahora mismo Evernote para almacenar todo tipo de datos en la nube (notas, imágenes, audios, twits, urls…). La aplicación, disponible para todos los sistemas operativos, móviles y tablets, sincroniza la información y la hace visible desde todos los dispositivos del usuario.  

 
Su gran éxito se debe, además de a la sincronización, a su capacidad para rastrear y encontrar la información que busca el usuario. Evernote reconoce el texto en imágenes: todo lo que escanees y fotografíes podrá ser localizado después introduciendo como búsqueda palabras que aparezcan en las imágenes. La aplicación es como un ‘Google’ de tus cosas: todo lo que guardes, dotándolo de título y etiquetas, podrás localizarlo fácilmente a través de su función de búsqueda.

 

Evernote ha ido evolucionando en los últimos años hasta ofrecer al usuario infinidad de posibilidades. Además, la compañía ha ido desarrollando aplicaciones 'hermanas' para complementar y mejorar la experiencia del usuario.
 
El potencial de esta herramienta aplicada a la gestión de empresa es enorme. Primero, como plataforma para compartir todo tipo de información entre los diferentes miembros del equipo y en todos sus dispositivos. Segundo, para almacenar facturas, tickets y documentos similares en formato digitalizado, lo que facilitará el control contable de la empresa. Como curiosidad, Evernote tiene una ‘alerta de vencimiento’ que avisa cuando se acerca el fin de plazos de pagos o cobros.
 
También puede utilizarse como ‘grabadora multiformato’ de reuniones o encuentros entre miembros de la empresa y/o de estos con terceras personas. Se pueden coger notas, grabar en audio, hacer fotos… Incluso indicar la geolocalización del encuentro. Otra utilidad es la posibilidad de almacenar junta información en cualquier formato sobre un mismo tema, en proyectos de investigación de la empresa. Por supuesto, todos los empleados pueden compartir sus datos de directorio y sus conocimientos sobre personas y/o temas.
 
Evernote Business tiene un coste de 10 euros por empleado. No hay permanencia, pueden entrar y salir empleados en cualquier momento. La administración de la herramienta está centralizada y Evernote presta atención personalizada a las empresas en caso de problemas o dudas. 

 

Seguridad
Las ventajas de esta herramienta son indudables: permite optimizar al máximo la gestión del conocimiento, lo que redunda en una mayor productividad de la empresa. En cuanto a los inconvenientes, existen, aunque la compañía está haciendo un esfuerzo realmente importante para reducirlos o eliminarlos.
 
El más importante es el de la seguridad: la información se aloja en la nube y perdemos control sobre nuestros datos. A este respecto, cabe decir que las medidas de seguridad en todo lo relacionado con la nube están mejorando continuamente y que no debemos temerla más que lo que tememos a Gmail, por ejemplo.
 
Evernote permite hacer copias de seguridad de toda la información que tienes almacenada y, además, ofrece la posibilidad de encriptar información (solo en formato texto normal) y dotar de contraseña a aquellos documentos que queremos proteger especialmente. Por supuesto, nunca debe faltarnos el sentido común: es recomendable no subir nunca a la nube información sensible, como números de cuenta bancaria, contraseñas, documentos confidenciales de la empresa…
 
Un dato a favor de Evernote en materia de seguridad es que no vive de la publicidad, a diferencia de Google o Facebook. Así que no es tan ‘susceptible’ de acabar vendiendo nuestros datos a terceros. El lema de la compañía en esta materia es ‘tus datos son tuyos, están protegidos y son portables’. Merece la pena echar un vistazo a esta herramienta: podemos empezar probando la versión personal (hay que descargarse un software en cada dispositivo) en versión gratuita (hasta 60 Mb de almacenamiento). Toda la información, aquí.
 
Y para terminar, un par de ejemplos de hasta dónde está llegando la inventiva relacionada con esta aplicación: Samsung comercializa neveras con Evernote y Moleskine lanza una libreta desde la que se pueden transferir notas a nuestros equipos a través de Evernote.
 
Nevera con Evernote
Escribes lo que vas necesitando con el dedo en la pantalla de la nevera y cuando vas al súper, tienes la lista de la compra en el móvil.
 
Moleskine Evernote
Lo clásico y la tecnología se dan la mano. Con la libreta Moleskine Evernote puedes guardar tus notas, dibujos... en formato digital haciéndoles una foto con el iphone o ipad.